Frais de transport

La loi de financement de la Sécurité sociale du 17 décembre 2009 instaure une obligation de prise en charge par l'employeur d'une partie des frais de transport engagés par les salariés au titre des trajets réalisés entre leur domicile et leur lieu de travail (Loi du 17 décembre 2008, Journal Officiel du 18 décembre 2008).

Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, et à tous les salariés, à temps plein ou partiel, CDI ou CDD, ou intérimaires, etc.

L'employeur doit prendre en charge une partie du prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos , comme le vélib’ à Paris (article L. 3261-2 du Code du travail).

•  Combien ?
  
  La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié.
  
  Elle s’effectue sur la base des tarifs 2e classe.
  
  L’employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ci-dessus.

•  Quand ?
  
  L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés.
  
  Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

• Comment ?
  
  La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié.
  
  Il faut pouvoir identifier l’identité du titlaire du titre (ce qui n’est pas toujours le cas pour les services de location de vélo : dans ce cas, une attestation sur l’honneur du salarié suffit).  Un accord collectif de travail peut néanmoins prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres puissent excéder les délais légaux.

• Bulletin de paie :
  
  Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels (voir ci-dessous) doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

• Avantage fiscal et social :
  
  La prise en charge du prix des titres dans la limite de la prise en charge obligatoire de l’employeur (soit 50 % du coût des titres de transport) est :
  
  - exonérée d’impôt sur le revenu,
  
  - exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS.

• Déplacements
  
  Selon l’article L. 3361-3 du Code du travail, l'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :
  
  1° Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains défini par l'article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs,
  
  2° Ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.
  
  Dans les mêmes conditions, l'employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques.

• Mise en oeuvre
  
  Cette prise en charge est mise en œuvre :
  
  - soit par accord collectif conclu entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives (tenues, de ce fait, à une obligation annuelle de négocier sur les salaires),
  
  - soit, pour les autres entreprises, par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.

• Justificatifs
  
  L’employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge.
  
  Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique.

• Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule :
  
  1° Les salariés bénéficiant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par l’employeur des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule,
  
  2° Les salariés logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail,
  
  3° Les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Le fait pour l’employeur de méconnaître les dispositions des articles L. 3261-1 à L. 3261-4 du Code du travail relatifs à la prise en charge des frais de transport est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (amende de 1500 euros).