Les formalités d'embauche

Lors de toute embauche, l'employeur doit effectuer une déclaration unique d'embauche et l'adresser à l'URSSAF ou à la Mutualité sociale Agricole dont il relève (article L. 1221-10 du Code du travail).

Sont en revanche exclus de cette obligation les particuliers employeurs ainsi que les employeurs qui, en application de dispositions particulières, peuvent recourir à une formule déclarative spécifique.

Cette formalité unique permet d'assurer l'immatriculation du salarié et de l’employeur à la Sécurité sociale, l'affiliation à l'assurance chômage pour un premier salarié, la déclaration nominative préalable à l'embauche, l'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.

Si le salarié est de nationalité étrangère, l'employeur doit vérifier qu'il possède bien une autorisation de travail en cours de validité.

Cette déclaration peut être effectué par fax, par courrier ou encore par internet sur le site de l'URSSAF.

La déclaration unique d'embauche contient la déclaration préalable à l'embauche qui doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard, dans l'instant qui précède l'embauche.

Puis, dans les 5 jours ouvrables, l'URSSAF (ou la MSA) adresse à l'employeur un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié.

Remarque :

En plus de ces déclarations, l'employeur doit inscrire sur le registre du personnel les informations concernant le salarié.

En outre, s’il s’agit d’une entreprise de plus de 50 salariés, l'employeur doit tous les mois adresser à la direction du travail un relevé mensuel des contrats de travail dont la durée est supérieure à un mois.

L'employeur est tenu de remettre au salarié, au moment de son embauche :

- le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSAFF (ou la MSA) lors de la déclaration préalable à l'embauche.
- un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche et mentionnant l'identification de l'URSAFF(ou de la MSA) destinataire des informations.

Mais l’employeur est dispensé de remettre ces documents au salarié dès lors qu’il fournit à ce dernier un contrat de travail écrit, comportant l'identification de l'URSSAF (ou de la MSA) et rappelant que le salarié dispose d'un droit de consultation et de rectification des données informatisées qui le concernent (loi informatique et libertés).

Dans ce cas, le contrat de travail doit comporter les mêmes mentions que la déclaration d’embauche.

Ces mentions sont : la référence et le numéro de l'URSSAF dont dépend l'employeur, le numéro INSEE du salarié ou ses date et lieu de naissance , la nationalité, le type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les salariés étrangers, l’heure d'embauche.

Avant l'embauche, ou au plus tard avant l'expiration de la période d'essai, tout salarié doit être soumis à une visite médicale (article R. 4624-10). L'employeur a donc l'obligation d'organiser une visite médicale d'embauche du salarié avant l'expiration de la période d'essai.

Mais un nouvel examen d'embauche n'est pas obligatoire lorsque le salarié occupe un emploi identique à celui qu'il a quitté.

Attention :

Dans certains cas, la visite médicale doit obligatoirement avoir lieu avant l'embauche (ex. femme enceinte, travailleur handicapé, travailleur de nuit, etc.).

• Qui est concerné ?

• Comment bénéficier du TESE ?

• Avantages du TESE : la simplification

• Mise en oeuvre